चरण 1: अंक-योजना देखना:
ई-मेल के 5 अंक ऐसे बँटे हैं: प्रारूप 1 अंक, विषयवस्तु 3 अंक, भाषा शुद्धता 1 अंक। इसलिए विषय पंक्ति और संबोधन पर ध्यान दें, फिर मुख्य भाग में सूचना, नुकसान और अपेक्षा तीनों लिखें।
चरण 2: ई-मेल की रूपरेखा बनाना:
संदर्भ: 70 प्रतिशत से कम उपस्थिति पर खेद।
नियम: 75 प्रतिशत उपस्थिति आवश्यक।
अनुरोध: कारण बताना, नियमित उपस्थिति और सहायता का आश्वासन।
चरण 3: दूसरा मॉडल ई-मेल:
प्रति: parents@vidyalaya.example.com
प्रेषक: office@vidyalaya.example.com
विषय: बच्चे की नियमित उपस्थिति सुनिश्चित करने हेतु अनुरोध
प्रिय अभिभावकगण,
प्रिय अभिभावकगण, हमें खेद के साथ कहना पड़ रहा है कि आपके बच्चे की उपस्थिति इस सत्र में 70 प्रतिशत से कम रही है। बार-बार अनुपस्थित रहने से बच्चा कक्षा में पिछड़ रहा है। विद्यालय के नियमों के अनुसार कम से कम 75 प्रतिशत उपस्थिति ज़रूरी है। आपसे अनुरोध है कि बच्चे की अनुपस्थिति का कारण हमें बताएँ और आगे से नियमित उपस्थिति पर ध्यान दें। हम हर संभव सहायता के लिए तैयार हैं।
भवदीय,
कक्षा अध्यापक
विद्यालय- क ख ग
चरण 4: भाषा और शब्द-संख्या की जाँच:
मुख्य भाग में लगभग 74 शब्द हैं, जो 80 के पास हैं। भाषा विनम्र है, पर बात साफ कही गई है। अंत में नाम और पद दिया गया है। इन बातों से ई-मेल पूरे अंक के योग्य बनता है।
चरण 5: अंतिम उत्तर:
उत्तर: प्रारूप सहित लगभग 74 शब्दों का दूसरा ई-मेल ऊपर दिया गया है।